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ビジネスメール

弊社のHPをご覧いただきありがとうございます(*´﹀`*)

CREATEでクラーク(事務・総務)をしております内堀(うちぼり)です。

タイトル通り今回は“ビジネスメール”についてお話させていただきます。

だいぶ前になりますが小学生の末娘がLINEの友達とのやり取りで小さなトラブルがありました。

お互いの勘違いだったのですぐに誤解は解けたのですが・・末娘には自分の気持ちの伝え方はすごく難しいこと、顔を見ながらではなくLINEだけだとなかなか伝えづらいことなどよく話合うことが出来ました。

日本語は難しい、、、、私、日本語しか話せない日本人なんですけどね(;^ω^)

大人でも難しいですもん・・・

特に“ビジネスメール”はとても難しく思います。

若いうちにもっと社会に出て“敬語のスキル”を磨いておけば良かったぁ・・・と嘆いてしまうことが多々あります、、、

ビジネスメールは社会人にとって重要な連絡手段の1つですよね。社会人になるにあたってビジネスメールのスキルは必須だと思います。一方で、私のようにビジネスメールは書きなれていないと作成に意外に時間がかかってしまったり、気づかないうちにマナーを欠いた失礼な表現を使ってしまったりすることも (;゜Д゜)

在宅勤務やテレワークで、“コミュニケーション”と“メール量”が変わっていき、メールでいかにきちんと伝えられるかが、とても重要になってきているように思います。

そんな私の為に社長が“ビジネスメール”の参考書を買ってきてくれました~~っ(≧▽≦)!!

ありがたいという気持ちと40代にもなってきちんとメールが出来ないなんて・・恥ずかしいかぎり、、、の気持ちが半々ですが(^▽^;)

「イラっとされないビジネスメール」著者:平野友朗(日本ビジネスメール協会 代表理事)

この本の内容は、メールを送る相手に読みづらく失礼になってしまう文面例から

分かりやすく簡潔に文章で伝える方法をわかりやすく解説されています。

例えば・・・

  1. 件名で本文内容を示す(件名は用件が一目でわかるように工夫する)
  2. 箇条書きを使う(グループ分けした方が頭に入ってきやすい)
  3. やりとりを減らす工夫をする(相手側に手間を取らせない)
  4. 送信する前に必ず見直しをする(当たり前なのですがバタバタしているとつい・・・💦)

など色々参考になってます。

特に気を付けていることは要件を簡潔に伝え、返信が来たらお礼をすることを頭に入れてメール作成するようになりました。

バタバタしている時はつい焦ってしまいますが、、、

メールに限らず相手の気持ちに寄り添って行動を起こすことが大事ですよね。

皆様が普段注意されていることだと思いますが、、、、

相手との仕事が円滑に進めることが出来るようビジネスメールのスキルを学びたいと思います。

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